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행정청은 신청인의 편의를 위하여 처분의 처리기간을 종류별로 미리 정하여 공표하여야 하나(제19조 제1항), 이 처리기간에 산입하지 아니하는 기간에 관하여는 대통령령으로 정한다(같은 조 제5항).

행정청은 필요한 처분기준을 해당 처분의 성질에 비추어 되도록 구체적으로 정하여 공표하여야 한다. 처분기준을 변경하는 경우에도 또한 같다(제20조 제1항).

다만, 처분기준을 공표하는 것이 해당 처분의 성질상 현저히 곤란하거나 공공의 안전 또는 복리를 현저히 해치는 것으로 인정될 만한 상당한 이유가 있는 경우에는 처분기준을 공표하지 아니할 수 있다(같은 조 제2항).

당사자등은 공표된 처분기준이 명확하지 아니한 경우 해당 행정청에 그 해석 또는 설명을 요청할 수 있다. 이 경우 해당 행정청은 특별한 사정이 없으면 그 요청에 따라야 한다(같은 조 제3항).

원칙적으로, 행정청에 처분을 구하는 신청은 문서로 하여야 한다(제17조 제1항 본문).

다만, 다른 법령등에 특별한 규정이 있는 경우와 행정청이 미리 다른 방법을 정하여 공시한 경우에는 그러하지 아니하다(제17조 제1항).

이에 따라, 행정청은 신청에 필요한 구비서류, 접수기관, 처리기간, 그 밖에 필요한 사항을 게시(인터넷 등을 통한 게시 포함)하거나 이에 대한 편람을 갖추어 두고 누구나 열람할 수 있도록 하여야 한다(같은 조 제3항).

처분을 신청할 때 전자문서로 하는 경우에는 행정청의 컴퓨터 등에 입력된 때에 신청한 것으로 본다(같은 조 제2항).

행정청은 신청을 받았을 때에는 다른 법령등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 그 접수를 보류 또는 거부하거나 부당하게 되돌려 보내서는 아니 되며, 신청을 접수한 경우에는 신청인에게 접수증을 주어야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 접수증을 주지 아니할 수 있다(같은 조 제4항).

행정청은 신청에 구비서류의 미비 등 흠이 있는 경우에는 보완에 필요한 상당한 기간을 정하여 지체 없이 신청인에게 보완을 요구하여야 한다(같은 조 제5항).

행정청은 신청인이 기간 내에 보완을 하지 아니하였을 때에는 그 이유를 구체적으로 밝혀 접수된 신청을 되돌려 보낼 수 있다(같은 조 제6항).

행정청은 신청인의 편의를 위하여 다른 행정청에 신청을 접수하게 할 수 있다. 이 경우 행정청은 다른 행정청에 접수할 수 있는 신청의 종류를 미리 정하여 공시하여야 한다(같은 조 제7항).

신청인은 처분이 있기 전에는 그 신청의 내용을 보완·변경하거나 취하(取下)할 수 있다. 다만, 다른 법령등에 특별한 규정이 있거나 그 신청의 성질상 보완·변경하거나 취하할 수 없는 경우에는 그러하지 아니하다(같은 조 제8항).

행정청은 당사자에게 의무를 부과하거나 권익을 제한하는 처분을 하는 경우에는 미리 다음 각 호의 사항을 당사자등에게 통지하여야 한다(제21조 제1항).

신청에 대한 거부처분은 제21조 제1항의 '당사자의 권익을 제한하는 처분'에 해당한다고 볼 수 없는 것이어서 처분의 사전통지대상이 된다고 할 수 없다(2003두674). 신고수리처분을 취소하고 원상복구명령의 처분을 한 경우(99두5870), 영업자지위승계신고를 수리하는 처분(2001두7015)은 침익적 처분에 해당하므로 사전통지를 하고 의견제출의 기회를 주고 처분을 하여야 한다.

그러나, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 이러한 사전 통지를 하지 아니할 수 있다(같은 조 제4항).

처분의 전제가 되는 사실이 법원의 재판 등에 의하여 객관적으로 증명된 경우 등 사전 통지를 하지 아니할 수 있는 구체적인 사항은 대통령령으로 정한다(같은 조 제5항).

의무부과처분이나 침익적 처분을 하는데도 사전 통지를 하지 아니하는 경우 행정청은 처분을 할 때 당사자등에게 통지를 하지 아니한 사유를 알려야 한다. 다만, 신속한 처분이 필요한 경우에는 처분 후 그 사유를 알릴 수 있다(같은 조 제6항).
위와 같이 당사자등에게 알리는 방식은, 후술하는 처분의 통지의 경우(제24조)와 마찬가지이다(제22조 제7항).

또한, 행정청은 청문을 하려면 청문이 시작되는 날부터 10일 전까지 전술한 사전 통지 사항을 당사자등에게 통지하여야 한다(같은 제2항 전문).
다만, 이 경우 의견제출에 관한 사항(같은 조 제1항 제4호부터 제6호까지)은 청문 주재자의 소속·직위 및 성명, 청문의 일시 및 장소, 청문에 응하지 아니하는 경우의 처리방법 등 청문에 필요한 사항으로 갈음한다(같은 조 제2항 후문).

의견청취 절차에는 청문, 공청회, 의견제출 세 가지가 있다.

행정청이 처분을 할 때 청문을 하거나 공청회를 개최하도록 규정하고 있는 경우에는 이에 의한다(같은 법 제22조 제1항 제1호, 제2항 제1호).

더 나아가, 행정청이 필요하다고 인정하는 경우에는 청문을 할 수 있으며(같은 조 제1항 제2호), 해당 처분의 영향이 광범위하여 널리 의견을 수렴할 필요가 있다고 행정청이 인정하는 경우에는 공청회를 개최한다(같은 조 제2항 제2호).

또한, 다음 각 목의 처분 시 의견제출기한 내에 당사자등의 신청이 있는 경우에도 청문을 한다(같은 조 제1항 제3호).

행정청이 당사자에게 의무를 부과하거나 권익을 제한하는 처분을 할 때 청문이나 공청회를 하는 경우 외에는 당사자등에게 의견제출의 기회를 주어야 한다(같은 조 제3항).

그러나, 이상과 같이 의견청취를 하여야 하는 경우라 하더라도, 처분의 사전 통지를 생략할 수 있는 경우(제21조 제4항)와 당사자가 의견진술의 기회를 포기한다는 뜻을 명백히 표시한 경우에는 의견청취를 하지 아니할 수 있다(제22조 제4항).

당사자등은 처분 전에 그 처분의 관할 행정청에 서면이나 말로 또는 정보통신망을 이용하여 의견제출을 할 수 있으며(제27조 제1항), 의견제출을 하는 경우 그 주장을 입증하기 위한 증거자료 등을 첨부할 수 있다(같은 조 제2항).

행정청은 당사자등이 말로 의견제출을 하였을 때에는 서면으로 그 진술의 요지와 진술자를 기록하여야 한다(같은 조 제3항).

그러나, 당사자등이 정당한 이유 없이 의견제출기한까지 의견제출을 하지 아니한 경우에는 의견이 없는 것으로 본다(같은 조 제4항).

행정청은 처분을 할 때에 당사자등이 제출한 의견이 상당한 이유가 있다고 인정하는 경우에는 이를 반영하여야 한다(제27조의2).

  자세한 내용은 청문 문서 참고하십시오.

  자세한 내용은 공청회 문서 참고하십시오.

행정청은 다수의 행정청이 관여하는 처분을 구하는 신청을 접수한 경우에는 관계 행정청과의 신속한 협조를 통하여 그 처분이 지연되지 아니하도록 하여야 한다(제18조).

행정청은 청문·공청회 또는 의견제출을 거쳤을 때에는 신속히 처분하여 해당 처분이 지연되지 아니하도록 하여야 한다(제22조 제5항).

행정청은 부득이한 사유로 사전에 공포한 처리기간 내에 처분을 처리하기 곤란한 경우에는 해당 처분의 처리기간의 범위에서 한 번만 그 기간을 연장할 수 있으나(제19조 제2항), 이와 같이 처리기간을 연장할 때에는 처리기간의 연장 사유와 처리 예정 기한을 지체 없이 신청인에게 통지하여야 한다(같은 조 제3항).

행정청이 정당한 처리기간 내에 처리하지 아니하였을 때에는 신청인은 해당 행정청 또는 그 감독 행정청에 신속한 처리를 요청할 수 있다(같은 조 제4항).

행정청이 처분을 할 때에는 다른 법령등에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 문서로 하여야 한다(제24조 제1항 본문 전단).

다만, 신속히 처리할 필요가 있거나 사안이 경미한 경우에는 말 또는 그 밖의 방법으로 할 수 있으나(같은 항 단서 전문), 이 경우 당사자가 요청하면 지체 없이 처분에 관한 문서를 주어야 한다(같은 항 단서 후문).

처분을 전자문서로 하는 경우에는 당사자등의 동의가 있어야 한다(같은 항 본문 후단).

처분을 하는 문서에는 그 처분 행정청과 담당자의 소속·성명 및 연락처(전화번호, 팩스번호, 전자우편주소 등)를 적어야 한다(같은 조 제2항).

행정청은 처분을 할 때에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 제외하고는 당사자에게 그 근거와 이유를 제시하여야 한다(제23조 제1항).

 그러나, 이유 제시를 생략하는 경우라도, 신청을 전부 인용하는 처분 외의 경우에는, 행정청은 처분 후 당사자가 요청하는 경우에는 그 근거와 이유를 제시하여야 한다(같은 조 제2항).

행정청이 처분을 할 때에는 당사자에게 그 처분에 관하여 행정심판 및 행정소송을 제기할 수 있는지 여부, 그 밖에 불복을 할 수 있는지 여부, 청구절차 및 청구기간, 그 밖에 필요한 사항을 알려야 한다(제26조).

행정청은 처분에 오기(誤記), 오산(誤算) 또는 그 밖에 이에 준하는 명백한 잘못이 있을 때에는 직권으로 또는 신청에 따라 지체 없이 정정하고 그 사실을 당사자에게 통지하여야 한다(제25조).

행정청은 처분 후 1년 이내에 당사자등이 요청하는 경우에는 청문·공청회 또는 의견제출을 위하여 제출받은 서류나 그 밖의 물건을 반환하여야 한다(제22조 제6항).